آموزش رایتینگ

3 مرحله برای نوشتن بهترین نامه

نامه نگاری 02
نویسنده: موسسه باران

01. پیش از آنکه شروع به نوشتن کنید

01. 01. برای چه می‌نویسم؟

از خود بپرسید «برای چه می‌­نویسم؟» با فکر کردن در باره‌ی هدف از نوشتن متنتان (شاید بخواهید چیزی را توضیح دهید یا چیزی بپرسید و غیره) می­‌توانید مناسب‌­ترین لغات و میزان رسمیت آن را انتخاب کنید.

 

01. 02. برای چه کسی می‌­نویسید؟

خواننده متن شما کیست و میزان دانش و سطح زبان (انگلیسی) آن­‌ها چقدر است؟ زبان متن خود را به دقت انتخاب کنید و از واژه‌­ها و اصطلاحات بسیار پیچیده و تکنیکی بپرهیزید.

 

01. 03. قبل از نوشتن برنامه‌‌ریزی کنید.

با برنامه‌ریزی، خود را برای نوشتن آماده کنید و قبل از شروع تمام واژه‌های مورد نیاز خود را چک کنید.

برنامه به شما کمک می‌­کند تمرکز کامل داشته باشید و از تکرار جلوگیری کنید. نکاتی را که می­‌خواهید بیان کنید یادداشت کنید و آن­‌ها را به طرز صحیح در پاراگراف‌­های مناسب مرتب کنید. به خاطر داشته باشید که پاراگراف‌­ها نباید خیلی طولانی باشند. در واقع، در برخی از انواع خاص نوشتار مانند ایمیل طول پاراگراف شما می­‌تواند فقط از یک جمله تشکیل شده باشد.

اگر قبل از شروع تمام واژه‌های مورد نیاز خود را در فرهنگ لغت چک کنید سرعت شما بیشتر خواهد شد و در نتیجه «جریان» نوشتن شما متوقف نمی‌­شود.

نامه نگاری 01

02. چه بنویسم؟

02. 01. دلیل نوشتنتان را در همان جمله اول بیان کنید.

از جملاتی مانند « I am writing to enquire about 09… » (در این نوشتار می‌­خواهم درباره … اطلاعات کسب کنم) استفاده کنید تا خواننده شما بداند هدف ازنوشتن متن شما چیست. اگر پاسخ نامه کسی را می­‌دهید می­‌توانید بنویسید «Thank you for your email» (از ایمیل شما سپاسگزارم)

02. 02. در سرآغاز و پایان نامه از اصطلاحات استاندارد استفاده کنید.

اکثر نامه‌ها با «Dear Mr X» یا «Dear Ms X» شروع می‌­شوند و بهتر است با «Yours sincerely» تمام شوند (یا در انگلیسی آمریکایی «Sincerely Yours»). اگر با خواننده نامه خود کاملا آشنا هستید می­‌توانید از اصطلاحات غیررسمی‌­تری مانند « Dear (first name)» استفاده کنید و با «Best wishes» یا «Best regards» تمام کنید. اگر حتما باید از «Dear Sir» استفاده کنید نامه را به جای «Yours sincerely» با «Yours faithfully» به اتمام برسانید.

در ایمیل‌­ها می­‌توانید با نام کوچک مانند «Jane» آغاز کنید و قبل از آن «Hi» بگذارید. اگر برای چند نفر می‌­نویسید می­‌توانید قسمت سرآغاز نامه یا احوال­پرسی را حذف کنید. در پایان نامه می­‌توانید «Best wishes» ، «Kind regards» و «Thanks» را و در انگلیسی بریتانیایی «Cheers» را استفاده کنید.

در حسن ختام نامه خود از عبارات و اصطلاحات بهره بگیرید «Please do not hesitate to contact me if I can be of  further assistance» ( اگر می­‌توانم کمک بیشتری به شما بکنم لطفا تردید نکنید و با من تماس بگیرید). برای مثال در ایمیل‌­ها می­‌توانید بنویسید «Many thanks for your help» (از کمک شما بسیار متشکرم).

در نامه‌­ها تاریخ را به صورت کامل بنویسید :«27  Februray 2019» یا«February 27,2019». از خلاصه نوشتن تاریخ­‌ها اجتناب کنید. به عنوان مثال تاریخ «12/2/2018» را آمریکایی‌­ها «دوم دسامبر» می‌خوانند و بریتانیایی­‌ها «دوازدهم فوریه».

نامه نگاری 03

03. نکات بیشتر

برای مرتبط کردن ایده‌­ها و جملات از عبارات ربطی استفاده کنید. کلماتی مانند «and» «but» «therefore» و«however» به خواننده کمک می­‌کند هدف شما در نوشتن را درک کند و نوشته شما را آسان و روان می‌­سازد. به قسمت کلمات ربطی در قسمت گرامر ما مراجعه کنید.

در استفاده از واژه‌های ارجاعی مانند «this» و «it» دقت کنید. مطمئن شوید که به کلمه و عبارت درست اشاره دارند. تا جایی که می­‌توانید خلاصه بنویسید. از جملات بسیار طولانی استفاده نکنید. ممکن است خوانش متن شما را دشوار کند. بیشتر از دو منظور را در یک جمله جای ندهید. از اصل ترتیب واژگانی زیر پیروی کنید تا جملات شما موجز و مختصر شوند.

فاعل-فعل-مفعول-حالت-مکان-زمان

(چه کسی-چه کاری-  چه چیزی-چگونه-کِی-کجا)

«لطفا در اسرع وقت تاییدیه را برای ما ارسال کنید.»

«مدیر عامل روز دوشنبه 10 جولای ساعت 10 صبح از کارخانه بازدید خواهد کرد.»

هر چیزی را که می‌­نویسید ویرایش کنید. از سیستم بررسی غلط املایی کامپیوتر خود استفاده کنید اما غلط­های گرامری را خودتان بررسی کنید.

در ویرایش متن کلمات و عبارات غیر­ضروری را حذف کنید و از کلمات قدیمی و منسوخ مانند «hereby» و «herewith» بپرهیزید. به جای نوشتن « We hereby enclose a brochure» (بدین وسیله بروشور را پیوست می­کنیم) با این جمله  «We are enclosing a brochure» (بروشور را پیوست خواهیم کرد) منظور خود را برسانید.

بعد از نوشتن متن خود را با صدای بلند بخوانید. آیا متن روان است یا جملات آن خیلی طولانی هستند. آیا نقطه­‌گذاری متنتان کافی است؟

از فرد دیگری بخواهید متن شما را بررسی کند. ممکن است آن فرد اشتباه یا نکته مبهمی را در متن شما پیدا کند که از چشم شما پنهان مانده است.

درباره نویسنده

موسسه باران

ارسال دیدگاه