01. پیش از آنکه شروع به نوشتن کنید
01. 01. برای چه می‌نویسم؟
از خود بپرسید «برای چه می‌نویسم؟» با فکر کردن در باره‌ی هدف از نوشتن متنتان (شاید بخواهید چیزی را توضیح دهید یا چیزی بپرسید و غیره) می‌توانید مناسب‌ترین لغات و میزان رسمیت آن را انتخاب کنید.
01. 02. برای چه کسی می‌نویسید؟
خواننده متن شما کیست و میزان دانش و سطح زبان (انگلیسی) آن‌ها چقدر است؟ زبان متن خود را به دقت انتخاب کنید و از واژه‌ها و اصطلاحات بسیار پیچیده و تکنیکی بپرهیزید.
01. 03. قبل از نوشتن برنامهریزی کنید.
با برنامهریزی، خود را برای نوشتن آماده کنید و قبل از شروع تمام واژه‌های مورد نیاز خود را چک کنید.
برنامه به شما کمک می‌کند تمرکز کامل داشته باشید و از تکرار جلوگیری کنید. نکاتی را که می‌خواهید بیان کنید یادداشت کنید و آن‌ها را به طرز صحیح در پاراگراف‌های مناسب مرتب کنید. به خاطر داشته باشید که پاراگراف‌ها نباید خیلی طولانی باشند. در واقع، در برخی از انواع خاص نوشتار مانند ایمیل طول پاراگراف شما می‌تواند فقط از یک جمله تشکیل شده باشد.
اگر قبل از شروع تمام واژه‌های مورد نیاز خود را در فرهنگ لغت چک کنید سرعت شما بیشتر خواهد شد و در نتیجه «جریان» نوشتن شما متوقف نمی‌شود.
02. چه بنویسم؟
02. 01. دلیل نوشتنتان را در همان جمله اول بیان کنید.
از جملاتی مانند « I am writing to enquire about 09… » (در این نوشتار می‌خواهم درباره … اطلاعات کسب کنم) استفاده کنید تا خواننده شما بداند هدف ازنوشتن متن شما چیست. اگر پاسخ نامه کسی را می‌دهید می‌توانید بنویسید «Thank you for your email» (از ایمیل شما سپاسگزارم)
02. 02. در سرآغاز و پایان نامه از اصطلاحات استاندارد استفاده کنید.
اکثر نامه‌ها با «Dear Mr X» یا «Dear Ms X» شروع می‌شوند و بهتر است با «Yours sincerely» تمام شوند (یا در انگلیسی آمریکایی «Sincerely Yours»). اگر با خواننده نامه خود کاملا آشنا هستید می‌توانید از اصطلاحات غیررسمی‌تری مانند « Dear (first name)» استفاده کنید و با «Best wishes» یا «Best regards» تمام کنید. اگر حتما باید از «Dear Sir» استفاده کنید نامه را به جای «Yours sincerely» با «Yours faithfully» به اتمام برسانید.
در ایمیل‌ها می‌توانید با نام کوچک مانند «Jane» آغاز کنید و قبل از آن «Hi» بگذارید. اگر برای چند نفر می‌نویسید می‌توانید قسمت سرآغاز نامه یا احوالپرسی را حذف کنید. در پایان نامه می‌توانید «Best wishes» ، «Kind regards» و «Thanks» را و در انگلیسی بریتانیایی «Cheers» را استفاده کنید.
در حسن ختام نامه خود از عبارات و اصطلاحات بهره بگیرید «Please do not hesitate to contact me if I can be of further assistance» ( اگر می‌توانم کمک بیشتری به شما بکنم لطفا تردید نکنید و با من تماس بگیرید). برای مثال در ایمیل‌ها می‌توانید بنویسید «Many thanks for your help» (از کمک شما بسیار متشکرم).
در نامه‌ها تاریخ را به صورت کامل بنویسید :«27 Februray 2019» یا«February 27,2019». از خلاصه نوشتن تاریخ‌ها اجتناب کنید. به عنوان مثال تاریخ «12/2/2018» را آمریکایی‌ها «دوم دسامبر» می‌خوانند و بریتانیایی‌ها «دوازدهم فوریه».
03. نکات بیشتر
برای مرتبط کردن ایده‌ها و جملات از عبارات ربطی استفاده کنید. کلماتی مانند «and» «but» «therefore» و«however» به خواننده کمک می‌کند هدف شما در نوشتن را درک کند و نوشته شما را آسان و روان می‌سازد. به قسمت کلمات ربطی در قسمت گرامر ما مراجعه کنید.
در استفاده از واژه‌های ارجاعی مانند «this» و «it» دقت کنید. مطمئن شوید که به کلمه و عبارت درست اشاره دارند. تا جایی که می‌توانید خلاصه بنویسید. از جملات بسیار طولانی استفاده نکنید. ممکن است خوانش متن شما را دشوار کند. بیشتر از دو منظور را در یک جمله جای ندهید. از اصل ترتیب واژگانی زیر پیروی کنید تا جملات شما موجز و مختصر شوند.
فاعل-فعل-مفعول-حالت-مکان-زمان
(چه کسی-چه کاری- چه چیزی-چگونه-کِی-کجا)
«لطفا در اسرع وقت تاییدیه را برای ما ارسال کنید.»
«مدیر عامل روز دوشنبه 10 جولای ساعت 10 صبح از کارخانه بازدید خواهد کرد.»
هر چیزی را که می‌نویسید ویرایش کنید. از سیستم بررسی غلط املایی کامپیوتر خود استفاده کنید اما غلطهای گرامری را خودتان بررسی کنید.
در ویرایش متن کلمات و عبارات غیرضروری را حذف کنید و از کلمات قدیمی و منسوخ مانند «hereby» و «herewith» بپرهیزید. به جای نوشتن « We hereby enclose a brochure» (بدین وسیله بروشور را پیوست میکنیم) با این جمله «We are enclosing a brochure» (بروشور را پیوست خواهیم کرد) منظور خود را برسانید.
بعد از نوشتن متن خود را با صدای بلند بخوانید. آیا متن روان است یا جملات آن خیلی طولانی هستند. آیا نقطه‌گذاری متنتان کافی است؟
از فرد دیگری بخواهید متن شما را بررسی کند. ممکن است آن فرد اشتباه یا نکته مبهمی را در متن شما پیدا کند که از چشم شما پنهان مانده است.
